Archivage Physique: Libérez de l’espace tout en sécurisant vos documents et autres objets qui constituent le patrimoine de votre entreprise. Près de 49% des entreprises conservent encore leurs archives papier dans des caissons, tiroirs ou même en cave, les exposant à l’humidité, aux moisissures et aux nuisibles. Pourtant, la conservation des archives papiers et documents physiques est un enjeu majeur pour les entreprises privées comme pour les administrations publiques. Le volume croissant de dossiers (archives intermédiaires, dossiers vivants, sauvegardes sensibles, …) entraîne un manque d’espace et complique le respect des durées légales de conservation. Sans infrastructures adaptées, les risques de perte, de non-conformité et d’atteinte à la traçabilité documentaire augmentent. Helbor BPO, leader français de l’archivage physique depuis plus de 45 ans vous propose une solution complète d’externalisation adaptée à tous vos types d’archives.
Comprendre l’archivage documentaire Les archives physiques désignent l’ensemble des documents produits ou reçus par une organisation, quel que soit leur support matériel(papier, CD, bandes magnétiques, disques durs). Elles incluent les archives papier à conserver selon unedurée légaleprécise, qu’elles soientintermédiairesoudéfinitives. Pour répondre aux enjeux de conservation sécuriséeet detraçabilité documentaire,l’externalisation de l’archivagedans un centrecertifié NF Z40-350garantit untockage adapté,un accès rapide aux documents et, en fin de cycle, leur destruction certifiée.
Nous accompagnons les administrations, collectivités territoriales et établissements publics dans la gestion réglementaire et patrimoniale de leurs archives. Nos solutions répondent aux enjeux de souveraineté et de conservation à long terme
Nous aidons les entreprises à transformer leurs contraintes documentaires en levier de performance. Optimisation de l’espace, rationalisation des coûts et accès sécurisé aux informations stratégiques
Nous apportons une expertise spécifique aux secteurs soumis à de fortes exigences (santé, juridique, finance, notariat, …). En garantissant la confidentialité, la conformité RGPD et la protection des données sensibles.
| Type de document | Délai de conservation selon le document |
|---|---|
| Documents civils et commerciaux (contrats signés, polices d’assurance, etc.) | De 2 à 30 ans |
| Documents fiscaux (impôts, taxes, CVAE, etc.) | 6 à 10 ans (en cas d’activité occulte de l’entreprise) |
| Documents sociaux (statuts, registres, comptes annuels, etc.) | De 3 exercices à 10 ans |
| Documents de gestion du personnel (contrats de travail, bulletins de paie, registre du personnel, etc.) | De 1 à 5 ans |
| Archives médicales (dossiers médicaux publics, privés, etc.) | De 10 à 20 ans |
Externalisez tous vos types d’archives et libérez vos espaces de travail.
Diminuez vos charges immobilières grâce à l’archivage sécurisé.
Accédez rapidement à vos documents grâce à l’indexation et la traçabilité
Conservez vos archives en France, dans des sites certifiés NF Z40-350.
Ces archives regroupent les documents qui ne sont plus d'usage courant mais qui doivent être conservés pendant une durée légale limitée (pièces comptables, documents commerciaux, dossiers administratifs, etc.) Nous assurons la conservation de vos archives dans des centres d'archivage sécurisés, avec une consultation possible à tout moment en version physique ou numérique.
Il s'agit des dossiers actifs et non clôturés, tels que les dossiers clients, RH, juridiques ou contentieux, nécessitant un accès fréquent. Nous mettons à disposition des organisations publiques et privées des sites équipés de systèmes de traçabilité et d'indexation pour garantir un accès rapide et sécurisé à vos documents. Nos salles de consultation sont dédiées et avec une sécurité renforcée, accessibles uniquement au personnel habilité.
Ces archives concernent des documents critiques ou stratégiques, dont la perte ou la diffusion pourrait avoir de graves conséquences pour une entreprise ou une institution publique : brevets, données financières, contrats stratégiques, documents de santé, ... Nous proposons des dispositifs de sécurité renforcée et une destruction certifiée en fin de cycle, quel que soit le support concerné (papier, CD, microfiches).
Au-delà de ces catégories classiques, certaines organisations doivent aussi conserver des fonds patrimoniaux et historiques, composés de supports variés et souvent uniques. Les archives historiques et patrimoniales regroupent l’ensemble des documents et objets conservés sans limitation de durée afin de préserver la mémoire de l’entreprise ou de l’administration publique. Elles peuvent inclure, par exemple, des collections de vêtements, des échantillons et prototypes, des machines, du matériel de communication, des fonds d’ouvrages, ainsi que des supports photographiques et audiovisuels. La conservation de ces archives nécessite des solutions sur mesure, prenant en compte des paramètres essentiels tels que la température, l’exposition à la lumière, la sécurité et confidentialité. Une gestion rigoureuse garantit leur préservation optimale et leur mise en valeur à long terme.
Archivage sécurisé des fonds patrimoniaux: audiovisuels, sauvegardes et collections
Audit de votre organisation documentaire
Politique d'archivage
Conditions de conservation
Réalisation d'opérations
Gestion de projet
Traitement documentaire
Préparation des archives
Manutention et transport
Entrée en stock
Contrôles et traçabilité
Conservation